Qué pasa cuando alguien agenda una reunión contigo
Cuando alguien completa una reserva en tu página de Teanoto, todo ocurre de forma automática: ambas partes reciben un correo de confirmación, el horario se bloquea en tu calendario y, si tienes videollamadas configuradas, el link queda incluido en ese mismo correo. Esta guía explica cada paso.
El momento en que se confirma la reserva
- 1Tu cliente llena el formulario en tu página y hace clic en Confirmar.
- 2Teanoto verifica que el horario sigue disponible.
- 3Se bloquea ese horario en tu calendario conectado para que nadie más pueda reservarlo.
- 4Se envían los correos de confirmación: uno a tu cliente y uno a ti.
Los correos que se envían
Tu cliente recibe un correo con la fecha, la hora, el tipo de reunión, los detalles del lugar o el link de videollamada, y un enlace para reagendar o cancelar si lo necesita.
Tú recibes una notificación con los mismos datos, más la información que el cliente completó en el formulario: su nombre, correo y las preguntas adicionales que hayas configurado.
- Los correos salen desde una dirección de Teanoto, no desde tu cuenta de correo personal.
- Si activaste la confirmación manual en ese tipo de reunión, el horario queda como pendiente hasta que tú lo apruebes. Tu cliente recibe una notificación de que su solicitud está en revisión.
El evento en tu calendario
El evento aparece automáticamente en el calendario que conectaste a Teanoto. No necesitas crearlo a mano ni hacer ningún paso adicional.
El título del evento incluye el nombre del tipo de reunión y el nombre de tu cliente. También aparece la información de contacto y el link de videollamada, si aplica.
Si tu cliente también usa Google Calendar y la reunión incluye Google Meet, el evento queda en su calendario con el link correspondiente.
Si el evento no aparece en tu calendario después de unos minutos, revisa el artículo "El calendario no sincroniza".
El link de videollamada
Teanoto puede generar un link de Google Meet o Zoom de forma automática para cada reserva. Esto se configura en el tipo de reunión, en el campo "¿Dónde ocurre la reunión?".
Si tienes Google Calendar conectado y seleccionas Google Meet, el link se crea solo con cada nueva reserva. Si usas Zoom, primero debes conectar tu cuenta de Zoom desde la configuración de tu perfil.
El link aparece en el correo de confirmación y en el evento de calendario. No tienes que enviárselo a tu cliente por separado.
Recordatorios antes de la reunión
Teanoto puede enviar recordatorios automáticos por correo antes de cada reunión. Puedes configurar con cuántas horas o días de anticipación quieres que lleguen, desde la sección de configuración de cada tipo de reunión.
Los recordatorios por correo están incluidos en todos los planes. Los recordatorios por WhatsApp son una función de pago y requieren configuración adicional.
Preguntas frecuentes
- El correo de confirmación no le llegó a mi cliente. ¿Qué hago?
- Pídele que revise su carpeta de spam o correo no deseado. El correo sale desde una dirección de Teanoto, y algunos proveedores lo filtran la primera vez. Si el problema se repite, consulta el artículo "No llegan los correos" para revisar posibles causas.
- ¿Puedo ver la información que llenó mi cliente en el formulario?
- Sí. Esa información llega en tu correo de notificación y también puedes consultarla en la sección Reservas dentro de tu cuenta de Teanoto, al abrir el detalle de cada reserva.
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