Cómo reducir las inasistencias sin perseguir a tus clientes
Una hora vacía que nadie avisó duele dos veces: no la cobras y tampoco se la pudiste dar a otra persona. Casi nunca es mala fe. La mayoría de las inasistencias son olvidos, citas que se tomaron con demasiada anticipación o personas a las que les cambió el día y les dio vergüenza escribir para moverla. Cada una de esas causas tiene una respuesta concreta, y casi todas se pueden dejar funcionando solas.
Por qué la gente falta
Antes de cambiar nada, conviene mirar tus últimas inasistencias y ver a cuál de estas se parecen:
- Olvido: la cita se tomó hace dos semanas y nadie la volvió a mencionar.
- Cambio de planes: a la persona le surgió algo y, en vez de mover la hora, simplemente no fue.
- Fricción para avisar: cancelar exigía escribirte, y escribir para cancelar incomoda.
- Poco compromiso: reservar no costó nada y la cita no se sintió como un acuerdo.
Un recordatorio el día antes, sin que lo mandes tú
El olvido se resuelve con un aviso a tiempo. TeAnoto le envía un recordatorio por correo a cada persona unas 24 horas antes de su cita, con la hora en su propia zona horaria y, si es en línea, el link para entrar. No tienes que revisar la agenda cada mañana ni escribirle a nadie.
Si atiendes con mucha anticipación, piensa en la antelación mínima y en hasta cuándo se puede reservar: una cita tomada para mañana se olvida menos que una tomada para dentro de un mes.
Que mover la hora sea más fácil que no ir
Cuando cancelar exige un mensaje, mucha gente elige no ir. Si cambiar la hora toma diez segundos, la mayoría la cambia. En TeAnoto, la confirmación y el recordatorio traen un link para cambiar la hora o cancelar, y la hora que se libera vuelve a quedar disponible para otra persona.
Dilo en tu mensaje de confirmación o en tu bio: si te surge algo, cambia la hora desde el correo. Quitarle la vergüenza a avisar también baja las inasistencias.
Hola [nombre], te espero el [día] a las [hora]. Si te surge algo, puedes cambiar la hora o cancelar desde el correo de confirmación, sin escribirme. Así le puedo dar ese espacio a otra persona.
Cuando una hora vacía te cuesta caro
Para sesiones largas, primeras consultas o servicios con preparación, puedes pedir algo más de compromiso:
- Confirmación manual: la reserva queda como solicitud y tú la apruebas. Sirve para primeras consultas o cuando quieres revisar las respuestas antes.
- Abono al reservar: la persona paga una parte para confirmar la hora. Por ahora, los abonos funcionan con cuentas de Mercado Pago de Chile.
- Sesiones que se repiten: para tratamientos o clases semanales, una serie deja todas las fechas reservadas de una vez y cada una tiene su recordatorio.
Después de la cita
Quien vino a una buena sesión está más dispuesto a tomar la siguiente ese mismo día que nunca. Puedes activar, en cada tipo de reunión, un correo de seguimiento a la mañana siguiente con tu link para agendar la próxima. Se envía una sola vez por reunión.
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Preguntas frecuentes
- ¿TeAnoto envía recordatorios automáticos?
- Sí. Cada persona recibe un recordatorio por correo unas 24 horas antes de su cita, sin que tengas que configurarlo.
- ¿Mis clientes pueden cambiar la hora sin escribirme?
- Sí. La confirmación y el recordatorio traen un link para cambiar la hora o cancelar. La hora que se libera vuelve a estar disponible.
- ¿Puedo cobrar un abono para que no falten?
- Sí, con tu cuenta de Mercado Pago. Por ahora, los abonos funcionan con cuentas de Mercado Pago de Chile. El abono aprobado llega completo a tu cuenta.
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